Os benefícios do arquivamento digital para sua empresa.

Fonte da imagem: DP em Foco

 

Muitas instituições acumulam bastante documentos de forma física, na qual muitos deles acabam se deteriorando por ações de agentes químicos, agentes físicos e agentes biológicos, diminuindo assim a sua vida útil caso a empresa não adote técnicas adequadas de conservação. Outro grande problema é o espaço, já que é necessário uma área grande para poder armazenar todos esses documentos, provocando um alto gasto em aluguéis de galpão ou de serviços terceirizados para o armazenamento. Uma das principais soluções para esses problemas é o arquivamento eletrônico que é caracterizado pela conversão de arquivos físicos em digitais ou seja é uma cópia digital dos documentos impressos ou manuscritos, facilitando dessa forma a sua busca e o seu gerenciamento, a mais utilizada é a digitalização. Porém digitalizar um documento com qualidade não é um a tarefa tão simples como muitas pessoas imaginam, pois é necessário uma boa resolução para que ele não perca a sua integridade, também é necessário bastante atenção na nomeação do documento para inseri-lo no software de gestão que é destinando apenas para isso, também é necessário investir na segurança das informações para que elas não cheguem em mãos de pessoas não autorizadas.

Benefícios do arquivamento digital para a sua empresa :

1- Economia: Já que os documentos vão ficar armazenados em plataformas digitais, não há necessidade de tá imprimindo diversos outros, além de ser bastante sustentável para o meio ambiente, pois será um número menor de papel circulando ou descartado.

2- Agilidade: Com o arquivamento eletrônico não vai ser mais necessário procurar nas caixas e prateleiras o documento, apenas digitar o nome da pessoa você encontrará facilmente os documentos, sem perder tempo com busca.

3- Acesso online: Basta você ter acesso a internet e ao software que você pode ter a informação na palma da sua mão.

4- Segurança: Os documentos físicos correm mais risco de ser perdidos ou extraviados, com o arquivamento eletrônicos é diferente, existem senhas de seguranças avançadas evitando que esses problemas ocorram.

5- Espaço: Diminui o gastos com grandes acervos que ocupam grandes espaços, possibilitando que eles sejam utilizado para outras coisas e evitando gastos com aluguéis de galpões.

6- Limpeza: As empresas não vão precisar tomar todo aquele cuidado com ações de agentes biológicos, físicos e químico na conservação daquele documento, já que todos estarão arquivado de forma digital.

Para uma empresa que busca diminuir o número de arquivo físico, agilizar os seus serviços e manter a segurança de informações sigilosas o arquivamento eletrônico é a solução, pois irá promover uma melhor qualidade do seu trabalho e irá ser mais lucrativo para a sua instituição.

Autor: Wallace Matheus (Auxiliar de Arquivo)